Automatisert kundeservice

Hva er automatisert kundeservice?

Automatisert kundeservice er en prosess som lar deg bistå uten deltakelse fra en agent. Hva betyr det? Vel, spesifikke handlinger innen kundestøtte er automatisert. For eksempel kan du enkelt spare agenters og kunders tid ved å lage automatiske e-poster for registrering eller glemt passord. I tillegg, ved å automatisere slike repeterende oppgaver, kan kundestøtteteamet ditt prioritere andre kundehenvendelser.

Det er imidlertid nødvendig å nevne at ikke all automatisering er fordelaktig. For mye automatisering kan ha motsatt effekt. Det må være et element av menneskelig interaksjon for å gjøre kundene fornøyde. Sørg derfor for at du kun optimaliserer/automatiserer de repeterende prosessene. Vi har laget en liste over 4 skuddsikre måter å forbedre kundeserviceinteraksjoner og kundeserviceopplevelser gjennom et automatiseringsverktøy.

Hva er fordelene med automatisert kundeservice?

fordelene med automatisering av kundeservice inkluderer;

• Raskere responstid
• Kundetilfredshet
• Organisert arbeidsflyt
• Kundebevaring
• Økt salg/inntekt

Hvordan kan du automatisere kundeserviceprosessene dine?

For å automatisere noen kjedelige kundeserviceprosesser, må du ha verktøyene for å gjøre det. Help desk-programvare er et funksjonsrikt automatiseringsverktøy som lar deg håndtere kundehenvendelser fra ett grensesnitt. Hva betyr det? Kundeserviceprogramvaren samler alle kundehenvendelser fra flere kommunikasjonskanaler slik at agentene dine effektivt kan håndtere kundeserviceproblemer fra ett sted. Dessuten lar funksjonene deg automatisere noen repeterende prosesser. Sjekk ut noen måter å automatisere kundeserviceteamets drift med en kundeserviceløsning.

5 måter å automatisere støtteprosessene dine på

Hermetiserte meldinger

Den første måten å automatisere prosessene til kunderepresentantene dine er gjennom å lage hermetiske meldinger, eller med andre ord, hermetiske svar. hermetiserte melding er en funksjon i helpdesk-programvaren, som lar deg ha allerede forberedte svar.

For eksempel, hvis du er en e-handelsbutikk, mottar du sannsynligvis mange kundeforespørsler om bestillinger, refusjoner osv. Derfor kan du lage en hermetisk melding for refusjon. Som et resultat kan du raskt og profesjonelt gi de nødvendige detaljene.

Det er imidlertid ikke optimalt å sende de hermetiske meldingene hele tiden. Kunder ønsker ikke å snakke med en robot. Vårt råd er å bruke hermetiske meldinger, men å legge til en siste touch for å tilpasse kundeopplevelsen. Du vil for eksempel legge til navnet deres, eller bestillingsdetaljer osv.

E-postmaler

Kundeserviceprogramvaren tilbyr klienten forhåndskonfigurerte e-postmaler. Hva betyr det? Kundeservicerepresentanten din kan opprette e-poster som brukerstøtteprogramvaren sender automatisk etter spesifikke handlinger. Du kan for eksempel opprette en takke-e-post etter at kunden kontakter brukerstøtten din utenom åpningstidene. I tillegg kan du automatisere støtteprosesser, for eksempel et glemt passord e-post eller/og en registrerings-e-post, slik at kundeservicerepresentantene dine ikke trenger å håndtere disse tilbakevendende mekaniske henvendelsene. Samlet sett forbedrer e-postmaler kommunikasjonen med en kunde fordi klienten ikke trenger å kontakte agenter for bekreftelse.

Organisering av kundekø

Organiseringen av kundestøttekøen din er nøkkelen til effektiv assistanse. Hvis du mangler en struktur, vil køene dine være lange, noe som resulterer i frustrerte kunder og agenter.

La oss ta en titt på et eksempel;

Kunden står i kø i godt 20 minutter. Så, når kunden får kontakt med en bedriftsansatt, finner han ut at han må vente på en agent lenger eller bli overført. Situasjonen kan være frustrerende og kan eskalere raskt.

For å forhindre at dette skjer, kan du automatisere prosesser for kundestøttekø. En helpdesk-løsning tilbyr for eksempel kontaktskjemaer eller IVR a> for å unngå disse situasjonene. Disse funksjonene gjør at kunden kan velge avdeling på forhånd. Derfor eliminerer du unødvendig ventetid.

Kunnskapsbase artikler

En kundeportal er et selvbetjeningsalternativ der besøkende på nettstedet kan finne nødvendig informasjon uten å vente på kundeserviceagenten. For eksempel kan klienten engasjere seg i et kundeforum for å få den hjelpen som trengs fra andre brukere, eller på den annen side kan de utforske selskapets artikkelseksjon for kunnskapsbase. En kunnskapsbase-artikkel kan være i form av en veiledning, video eller bare ren produkt-/tjenesteinformasjon.

Automatisering av arbeidsflyt

En skikkelig helpdesk-programvare lar deg automatisere nødvendige arbeidsflytprosesser for kundeservice for å oppnå best mulig teamproduktivitet. Funksjoner som regler og massehandlinger hjelper deg med å automatisere oppgaver som agentene dine ellers ville måtte utføre manuelt. Når du setter en regel, setter du utløsere, betingelser og til slutt handlingene. Massehandlinger er faktisk en del av reglene. Så snart du har angitt regelen din, utfører systemet automatisk handlingene når betingelsene er oppfylt.

Reglene du setter avhenger helt av virksomhetens/kundeservicens mål og behov. Noen populære regler er imidlertid; overføre billetter til forskjellige avdelinger, legge til tagger – som HASTER, eller merke billetter som SPAM etter en viss tid.

Hvis du ønsker å lære om alle triggere, forhold og amp; handlinger, sjekk ut vår den dyptgående kunnskapsbaseartikkel som forklarer alle mulige automatiseringsalternativer.

Kjenner du ikke til LiveAgent?

Er du klar til å automatisere noen av dine interne prosesser? LiveAgent er en kundeserviceplattform som lar deg implementere alle disse automatiseringsmåtene og mer.

Ikke vent på at konkurrentene dine skal forbedre seg. Vær i stedet den som skaper en endring og bli nummer 1 i din bransje.

Oppdag mer

Hvis du ønsker å lære mer, sjekk ut våre omfattende automatiseringsartikler nedenfor.

Relaterte Artikkler

Chat oversikt

Få en perfekt chat-oversikt med LiveAgent! Se online besøkende, ventende i kø, chattebesøkende, tilgjengelige agenter, og mer. Forbedre kundeservicen din ved å proaktivt invitere besøkende til å chatte. Start din gratis 14-dagers prøveperiode nå!

Selvbetjent programvare

Oppdag hvordan selvbetjeningsprogramvare kan forbedre kundetilfredshet, redusere kostnader og øke effektiviteten i 2024. Utforsk de beste alternativene og funksjonene som tilbys av LiveAgent for å la kundene dine løse problemer selv, når som helst. Les mer om trender, implementering og ledende leverandører i bransjen.

IT helpdesk revisjonssjekkliste

Slik sørger du for at IT-helpdesk-revisjonen din er så grundig og omfattende som mulig. Fullfør denne IT helpdesk-revisjonssjekklisten for en feilfri evalueringsprosess.

Arbeidsmodeller

Oppdag hvordan LiveAgent's arbeidsmodeller effektiviserer kundeservice ved å automatisere repetitive oppgaver. Spar tid og forbedre produktiviteten med automatiserte løsninger for henvendelsesfordeling, søppelposthåndtering, oppgavetildeling og mer. Prøv gratis uten forpliktelser!