Kundeservice myke ferdigheter

Før vi dykker dypt inn i definisjonen, må vi anerkjenne to forskjellige kategorier av kundeserviceferdigheter. Vi skiller kundeserviceferdigheter inn i to hovedgrupper, harde ferdigheter og myke ferdigheter. En person kan tilegne seg harde ferdigheter gjennom skole, opplæring eller kurs. I kundeservice kan det for eksempel være produktkunnskap, analytiske eller tekniske ferdigheter. På den annen side er arbeidstakerens myke ferdigheter gitt på en måte. Det er karakteren og den emosjonelle intelligensen til kundens servicerepresentanter a> som bestemmer deres myke ferdigheter.

De myke ferdighetene å se etter

Hvis du ansetter, sørg for at du tar hensyn til de myke ferdighetene til kundeservice som kandidatene som ønsker å bli med i kundeserviceteamet ditt har. På den annen side, hvis du jobber i kundeservicebransjen, les gjennom disse myke ferdighetene du må ha for å finne ut om du allerede er den ultimate kundeserviceeksperten, eller om du kan forbedre dine kundeserviceferdigheter og karriere.

Proaktiv lytting

Aktiv lytting er en avgjørende myk ferdighet som enhver kundeservicepersonell bør ha. Kundeservicerepresentanter bør alltid prøve å lytte nøye for å forstå kundens problem. Ved å lytte nøye, vil de være i stand til å løse kundeproblemer og forhindre unødvendige konflikter.

Tålmodighet

Tålmodighet er en dyd. Kundeservice kan være en kjedelig jobb, så noen kundehenvendelser kan ta litt tid å løse. Å være tålmodig er en av de kritiske ferdighetene hver kundeservicemedarbeider bør ha. Hvis kunden merker at agenten har det travelt eller kanskje er utålmodig, kan det føre til en konflikt og til slutt til en misfornøyd kunde. Dessuten kan det resultere i elendige tilbakemeldinger.

Positiv holdning

En positiv holdning eller, med andre ord, entusiasme er en annen myk ferdighet for kundeservice som går langt. Agenter med en positiv holdning virker avslappet, selvsikker og klar til å hjelpe, noe som vises via positivt språk og kroppsspråk. Samlet sett reagerer kundene bedre på rolige og oppsamlede agenter.

Det er imidlertid viktig å forstå at det å være for spent eller optimistisk kan være skadelig. For å løse problemet effektivt, må du være empatisk og matche din energi og tonefall til kunden. For eksempel, hvis kunden er opprørt og opplever mange problemer, bør du ikke opptre altfor fornøyd. Bare sørg for at du er selvsikker, selvsikker og klar til å hjelpe med en problemløser-holdning. Denne oppførselen vil vise at du vil gjøre alt for å hjelpe kunden.

Vennlighet

Vil kunden at du skal kalle dem Sir/Madam? Eller kanskje du kan kalle dem ved deres fornavn. Alle disse små detaljene betyr noe fordi de skaper det større bildet. Å være vennlig er en annen del av kundeservice. Selv om agentene dine teknisk kan løse kundeproblemer, kan ingen oppnå et positivt resultat med en dårlig holdning. Vennlighet i kundeservice handler om å få kundene til å føle seg komfortable til å dele problemene sine. Ikke undervurder en så åpenbar, men essensiell myk ferdighet.

Ansvar

Hver kundeinteraksjon representerer en læringsopplevelse siden ingen situasjoner/kunder er like. Det er mange øyeblikk når det er nødvendig å ta ansvar for spesifikke handlinger. Hvis agenten/selskapet har gjort en feil/feil, må de rette opp i det. Å vite når man skal ta ansvar, eller med andre ord å si unnskyld, er en avgjørende myk ferdighet for kundeservice. Så mye som det er viktig å be om unnskyldning, bør agentene dine også vite hvordan de skal utvikle en løsning eller i det minste en midlertidig løsning/tilbud. Denne kundeservicevennligheten er det som får støtten din til å skille seg ut fra konkurrentene.

Empati

Empati er en nøkkelferdighet for en førsteklasses kundeserviceopplevelse. Det er viktig å forstå hvor kunden kommer fra. Vær oppmerksom på kundens tonefall, kroppsspråk og de faktiske ordene de bruker. Hvis du får kunden til å føle seg hørt og reagerer med oppriktighet og interesse for deres situasjon, vil humøret/tilnærmingen deres raskt endre seg. For eksempel vil en vanskelig kunde bli mer åpen i kommunikasjon mot konfliktløsning.

Dette er imidlertid ikke en ferdighet du kan lære i opplæring av ansatte. Det er ingen myk ferdighetstrening – alt kommer fra innsiden. Derfor, hvis du sliter med empati, prøv å sette deg selv i kundens sted. Hvordan ville du følt deg i denne utfordrende situasjonen? Etter det vil du kunne ha bedre kundeservice-interaksjoner umiddelbart.

Kommunikasjons ferdigheter

Kundeservicerollen handler om å forklare komplekse emner raskt og utfyllende. Dermed har agentens kommunikasjonsevner makt til å endre en frustrerende situasjon til en positiv opplevelse og gjøre sinte kunden til en fornøyd kunde. Samlet sett resulterer utmerkede kundeservicekommunikasjonsferdigheter i forbedret kundetilfredshet, kunderelasjoner og merkevareomdømme.

Oppdag mer…

Selv om vi har de beste kundeserviceagentene, kan noen ting holde dem tilbake og hindre dem i å nå sitt fulle potensial. De faktiske verktøyene du gir til kundeservicerepresentantene dine betyr mye. Hvis du tilbyr kundeservice på nettet, er det å ha kundeserviceprogramvare et must for effektiv kommunikasjon.

Hva er LiveAgent?

LiveAgent er en helpdesk-løsning eller med andre ord en kundeserviceprogramvare som forbedrer din daglige kundekommunikasjon. Vår kundeserviceprogramvare kombinerer alle kanalene på ett sted, inkludert e-post, live chat, sosiale medier og telefonen. Takket være vår universelle innboks kan du svare på alle kundehenvendelser fra ett grensesnitt og spare ekstra tid som du kan bruke til å gi utmerket støtte til enda flere kunder.

Relaterte Artikkler

Hva er kundeservice?

Oppdag hva kundeservice er og hvorfor det er kritisk for kundelojalitet og opplevelse. Lær om forskjellige typer kundeserviceprogramvare, rollen til kundeserviceagenter, og hvordan myke ferdigheter påvirker servicekvaliteten. Utforsk hvordan godt kundeserviceprogramvare kan forbedre din virksomhet ved å automatisere prosesser og samle verdifulle kundeinnsikter. Besøk for å forbedre dine kundeserviceferdigheter!

Automatisert kundeservice

Oppdag fordelene med automatisert kundeservice med LiveAgent! Forbedre responstider, kundetilfredshet og øk omsetningen ved å automatisere repeterende oppgaver. Lær effektive teknikker og utforsk verktøy som hermetiserte meldinger, e-postmaler og organisering av kundekøer. Besøk siden for å maksimere din kundeserviceeffektivitet.

Har du behov for å forbedre din kundeservice?

Ønsker du å forbedre kundeservicen din? LiveAgent tilbyr feilsikre tips for å tilpasse strategiene dine med en perfekt balanse mellom automatisering og menneskelig kontakt. Utforsk hvordan du kan tilby personalisert service, lynrask respons og flerkanals kundestøtte. Start din gratis prøveperiode i dag og skap uforglemmelige kundeopplevelser med et avansert kundebehandlingssystem!

Oppsett av kundesenter – Design og struktur

Lær hvordan du setter opp et effektivt kundesenter med vår 10-trinns guide. Fra design til struktur, alt du trenger å vite!