Kundesenter-oppsett-sjekkliste

Før du starter kundesenteret, må du definere forretningsmålene dine tydelig. Dette vil hjelpe deg med å veilede beslutningene dine på veien.

Hvorfor er det viktig å sette mål?

Når du setter opp et kundesenter, er det lett å bli avviklet. Du vil kanskje legge til for mange funksjoner eller endre målet for kundesenteret halvveis i implementeringen. Å sette mål på forhånd hjelper deg med å utarbeide en forretningsplan og oppfylle alle kravene.

Hvordan håndtere å sette mål?

• Beslutt hvilke produkter og tjenester du vil selge fra kundesenteret. Det er viktig å ha et klart mål i tankene.
• Finn ut størrelsen på kundesenteret ditt. Hvor mange agenter trenger du? Tenk på det minste og det ideelle tallet. Dette vil hjelpe deg med å finne ut hvor mye plass og utstyr du trenger.
• Definer hvilken type kundeservice du ønsker å tilby.
• Vurder hvordan kundesenteret ditt vil passe inn i organisasjonen, f.eks. er det en uavhengig avdeling eller en del av en annen? Hva er dens mål og mål i forhold til andre avdelinger, hvis noen?

Å sette opp ditt eget kundesenter basert på dine egne behov er avgjørende siden hver virksomhet er forskjellig og har sine egne metoder.

Hvilke verktøy skal du bruke for å angi målene for kundesenteret ditt?

• Asana eller lignende prosjektstyringsverktøy kan hjelpe deg med å planlegge og organisere kundesenterets mål.
• Customer Relationship Management (CRM)-programvare som Salesforce eller LiveAgent kan hjelpe deg med å administrere potensielle salg og spore hver agents mål og mål.

leter du etter på nettsiden din? Dette vil hjelpe deg med å finne ut hvilke av de besøkende på nettstedet som sannsynligvis vil ringe.

Disse tre metodene utfyller hverandre, og å bruke dem alle er avgjørende for å få et fullstendig bilde av samtalene som vil bli foretatt i fremtiden.

Hvilke verktøy skal brukes for å estimere antall samtaler?

• Anropssenterprogramvare som Callfire, LiveAgent eller prediktive oppringere som Noble Systems kan hjelpe deg med å beregne antall anrop som vil bli foretatt og mottatt.

Det callsenterdesignet du bestemmer deg for skal passe best til dine og dine kunders behov. Det er to typer kundesenteroppsett: på stedet og virtuelle. Førstnevnte har agenter, maskinvare og programvare lagret og drevet i virksomheten din, mens sistnevnte er vert for et telefonselskap på en ekstern server.

Hvorfor er det viktig å bestemme oppsettstypen?

Oppsetttypen er avgjørende for suksessen til kundesenteret ditt. Hver og en har sine egne fordeler og ulemper som du må veie opp før du bestemmer deg.

Hvordan bestemmer jeg oppsettstypen for bedriften min?

On-site callsentre er generelt bedre for bedrifter som har mange kundeservicebehov eller ønsker mer kontroll over agentene sine. De krever imidlertid mer plass og utstyr.

Virtuelle kundesenter er egnet for bedrifter med begrensede budsjetter eller de som tilbyr kundeservice 24/7. Ingen fysisk plassering kreves siden de bruker en sky til å lagre alle dataene, noe som også betyr at slike organisasjoner kan være mer fleksible og skalerbare (agenter kan ha tilgang til programvaren uansett hvor de er).

Den beste måten å finne oppsettstypen for virksomheten din på er å stille deg selv noen spørsmål:

• Har du ansatte som jobber eksternt?
• Hvilken type utstyr har du eller planlegger å kjøpe?
• Hvor mange anrop forventer du å motta hver dag/uke/måned?
• Hva er budsjettet for kundesenteret ditt?

Hvis du svarer på disse spørsmålene, kan du finne ut om et lokalt eller virtuelt kundesenter passer bedre for virksomheten din.

Hvilke verktøy skal brukes for å bestemme oppsettstypen?

• Sjekk tilbudene til forskjellige oppsett – gå for eksempel til LiveAgent-nettstedet og sjekk hvilke muligheter som er og hvilken som vil fungere best for din bedrift.

Telefonsystemer kan være svært kostbare. De er dyre å kjøpe og vedlikeholde, så å velge et passende telefonsystem for bedrifter er avgjørende for enhver bedrift som ønsker å drive et vellykket kundesenter.

Hvorfor er det viktig å evaluere kostnadene ved telefonsystemet?

Det er avgjørende å vurdere kostnadene ved telefonsystemet, fordi det vil hjelpe deg med å finne ut hvilket system som er best for din bedrift. Det er mange forskjellige typer telefonsystemer tilgjengelig, og hvert enkelt har sine egne fordeler og ulemper.

Hvordan evaluere kostnadene ved et telefonsystem?

For å vurdere kostnadene for et telefonsystem, bør du vurdere følgende:

• prisen på selve telefonsystemet
• kostnadene ved vedlikehold av telefonsystemet
• tilleggsfunksjoner og kundesentertjenester som er tilgjengelige

Det finnes ikke noe entydig svar på dette spørsmålet. I stedet må du vurdere behovene til virksomheten din og typen telefonsystem som best vil dekke disse behovene.

Hva er de vanligste telefonsystemene på markedet?

• Voice Over Internet Protocol (virtuell VoIP) telefonsystemer
• Tradisjonelle telefonlinjer
• Vertsbaserte PBX-systemer
• IP PBX-systemer

Når du har bestemt deg for å drive et på stedet eller virtuelt kundesenter, er neste trinn å bestemme hvor mye penger og bemanning som kreves.

Hvorfor er det viktig å anslå budsjett og bemanningsbehov?

Budsjettet og bemanningskravene til kundesenteret ditt er avgjørende for å avgjøre hvor mye penger og arbeidskraft du trenger for å få kundesenteret i drift. Denne informasjonen er også viktig når du samler inn penger eller ansetter ansatte.

Hvordan estimerer budsjett og bemanningsbehov?

For å anslå budsjettet og bemanningsbehovet for kundesenteret ditt, må du vurdere følgende:

• pengene som kreves for å sette opp kundesenteret
• kostnadene ved vedlikehold av kundesenteret
• antallet ansatte som kreves
• typen av ansatte som trengs
• ta hensyn til alle skift, ansattes fravær og fridager

Du kan lage et realistisk kundesenterbudsjett og bemanningsplan ved å svare på disse spørsmålene.

Tips: Når du lager budsjett og bemanningsplan, er det viktig å huske at disse tallene vil endre seg over tid. Etter hvert som kundesenteret ditt vokser, må du kanskje legge til flere ansatte eller oppgradere utstyret ditt. Sørg for at du er forberedt på disse endringene slik at kundesenteret kan fortsette å fungere problemfritt.

Hvilke verktøy skal brukes for å estimere budsjett og bemanningsbehov?

• predikasjoner
• anropsvolumprognose

Det finnes mange forskjellige typer kundesenterprogramvare på markedet. Det er viktig å velge riktig programvare for kundesenteret ditt for å drive virksomheten din effektivt.

Hvorfor er det viktig å bestemme seg for type call center-programvare?

Å velge riktig kundesenterprogramvare er avgjørende siden de tilgjengelige løsningene er forskjellige i kostnader, distribusjonsmodell, vedlikehold, skalerbarhet og robusthet. Du må finne den som passer bedriften din best.

Hvordan bestemmer jeg hvilken type kundesenterprogramvare?

Du bør vurdere følgende faktorer når du velger hvilken type kundesenterprogramvare du trenger:

• Antall agenter som jobber i kundesenteret ditt – mengden programvare som kreves avhenger av hvor mange personer som skal svare på anrop. Hvis du har et stort antall ansatte, er det sannsynlig at mer avansert kundesenterprogramvare vil være nødvendig.
• Hvor mye data vil det være – ikke all kundesenterprogramvare kan håndtere med store mengder data. Hvis kundesenteret ditt skal håndtere mye kundeinformasjon, må du sørge for at programvaren kan håndtere denne belastningen.
• Hvilken type rapportering er nødvendig – ulike typer av virksomheter trenger ulike stiler av rapporter. Sørg for at programvaren du velger kan gi den typen rapporter du trenger.
• Hvilken type kundeservice kreves – noen kundesenterprogramvare gir direkte kundestøtte mens andre ikke gjør det. Sørg for at programvaren du velger oppfyller dine behov.

Hvilken kundesenterprogramvare bør du velge?

• lokalt – installert på bedriftens datamaskiner
• skybasert – vert av en tredjepart og tilgjengelig på nettet li>
• vert – installert på leverandørens datamaskiner
• nettleserbasert – tilgang til via et nettsted

Når du har bestemt deg for hvilken kundesenterprogramvare du trenger, er det på tide å velge en leverandør. Ikke alle tilbydere tilbyr de samme tjenestene, så det er viktig å gjøre undersøkelser før du bestemmer deg.

Hvorfor er dette trinnet viktig?

Tilbyderen skal dekke alle dine behov. Hvis de ikke kan det, vil du ikke kunne drive kundesenteret ditt effektivt.

Hva bør du se etter hos en leverandør av kundesenterprogramvare?

I søket etter en leverandør av kundesenterprogramvare, sørg for at den tilbyr følgende funksjoner:

• Muligheten til å håndtere samtalevolumet ditt – programvaren skal kunne håndtere antall anrop til kundesenteret ditt mottar.
• Robust rapportering funksjoner – den skal gi rapportene du trenger for å drive virksomheten din effektivt.
• Muligheten til å integrere med andre systemer – kundesenterløsningen bør kobles til resten av bedriftens maskinvare og programvare.
• Enkelt i bruk, skalerbarhet og fleksibilitet – du trenger et system som er enkelt for ansatte å bruke, slik at de kan svare raskt på anrop . Det må også være skalerbart ettersom du kan ansette ansatte i fremtiden. I tillegg bør den valgte programvaren være fleksibel nok til å imøtekomme eventuelle endringer som bedriften din kan gjennomgå.

Hvilken kundesenterleverandør å velge?

Bemerkelsesverdig! Hvis du ser etter en pålitelig, skalerbar og brukervennlig løsning som er rimelig og robust, er LiveAgent noe for deg. Den tilbyr alle disse funksjonene samtidig som den tilbyr kostnadseffektiv kundesenterprogramvare. Det beste av alt er at det er helt gratis å prøve.

Etter at du har installert kundesenterprogramvaren, er det på tide å optimalisere funksjonene.

Hvorfor er det viktig å optimalisere kundesenterfunksjonene?

Optimalisering av kundesenterfunksjoner vil bidra til å øke produktiviteten og forbedre kundeopplevelsen.

Hvordan bør du optimalisere kundesenterfunksjonene?

For det første, tren de ansatte i bruk av programvaren og hva hver funksjon gjør. Dette vil hjelpe dem å svare på anrop raskt og effektivt.

For det andre vil konfigurering av programvaren for å møte dine forretningsbehov bidra til å forbedre produktiviteten og kundetilfredsheten. Ikke glem å teste programvaren for å sikre at den fungerer som den skal, for å forhindre at problemer oppstår i kundesenteret ditt.