Avdelinger

Hva er hjelpepult avdelinger?

En hjelpepult avdeling er en del av en organisasjon som er laget av spesifikke personer som er dedikert til å løse spesifikke problemer. Vanligvis, har agentene i hver avdeling forskjellige nivåer av produkter/tjeneste og forskjellige ansvar.

et eksempel, er agenter som er en del salgsavdelingen er vanligvis ansvarlig for å svare salgsspørsmål, mens agenter fra IT avdelingen har ansvar for å løse kunders problemer med produkter/tjenester.

Hva er hjelpepult avdelinger til?

Generelt, er hjelpepult avdelinger laget for å holde pulten organisert. De kan sammenlignes med innboksetiketter som du finner i Gmail. Akkurat som Gmail etikettene, sikrer hjelpepult avdelingene at du kan finne kunde oppgaver uten problemer.

Avdelinger er også bra for å spesifikke arbeidsflyt for forskjellige type agenter.

Hva annet kan du gjøre med avdelinger?

• Begrense billett tilgang (bare agenter innen den avdelingen kan se avdelingens billetter).
• Tilpass din e-post kommunikasjons maler.
• Konfigurere tilgjengeligheten til chat, telefon, og meldingstjenester
• Definer filter og automasjonsregler (billettrute regler).
• Spesifiser forskjellige e-post signaturer, telefon å chat svars regler.
• Se hvor mange nye, åpne og løste billetter som er i hver avdeling
• Spesifiser forskjellige støtte prosesser.
• konfigurer støtte e-postadresser
• Definer tjeneste-nivå avtaler og arbeidstimer.

Eksempel på hjelpepult avdelinger

• bedrift/organisasjon avdelinger som er ansvarlig for å løse oppgaver innen forskjellige felt som menneskeressurser, IT, regnskap, salg, markedsføring eller juridisk.

• Avdelinger som er ansvarlig for å svare på oppgaver om forskjellige produkter/tjenester som hjelpepult programvarer, affiliert markedsførings programvare eller kundeforhold administrerings programvarer.

• Avdelinger som er ansvarlig for å håndtere forskjellige type kunder som forhandlere, tilknyttende selskap, VIPer eller partnere.
• Avdelinger som er ansvarlig for å tjenestegjøre kunder i forskjellige geografiske plasseringer som Nord Amerika, Europa eller Asia.

Hvordan kan jeg ta nytte av å sette opp hjelpepult avdelinger?

Å lage avdelinger innen din hjelpepult kan være veldig fordelaktig av mange grunner.

• De legger flere lag med spesialister sammen.

• Hjelpepult avdelinger forbedrer effektiviteten og kvaliteten av billett håndteringen.

• De senker svartiden på billettene og tiden det tar å løse de.

• Hjelpepult avdelinger holder din universale innboks organisert

• Avdelinger viser frem tydelig billett eierskap.
• De sikrer at agenter bare svarer på billetter de er best rustet til å håndtere.
• Hjelpepult avdelinger reduserer stressnivåer.
• Avdelinger gjør det enklere å finne tidligere billetter.
• De forbedrer agent effektivitet å arbeidsflyt.

Hvordan du kan lage avdelinger i LiveAgent

1. Logg inn på LiveAgent.

2. Trykk på Konfigurasjon (tannhjul ikonet i den venstre meny baren .)

3. Trykk på Avdeling.

4. Trykk på Lag Avdeling.

5. Navn legg din avdeling.

6. Alternativt: Merk av for å løse aktivert anmerkningsboks

7. Trykk Lagre.

Hvordan du kan legge agenter til din avdeling

1. Logg inn til LiveAgent.

2. Trykk på Konfigurasjon (tannhjul ikonet i den venstre meny baren .)

3. Trykk på Avdeling.

4. Velg avdelingen du ønsker å legge agenter til å trykk på Rediger.

5. Trykk på Agenter.

6. Velg agenten du ønsker legg til ved å trykke på bryteren. Når den blir grønn, ble din agent lagt til. Gjenta dette trinnet til du har lagt til alle agentene du ønsker. Vis du ønsker og velge alle agentene, enkelt trykk på LEGG TIL ALLE.

7. Trykk lagre.

Hvordan kan du guide billetter til spesifikke avdelinger

1. Logg på LiveAgent

2. Trykk på Konfigurasjon (tannhjul ikonet i den venstre meny baren .)

3. Trykk på Automasjon.

4. Trykk på Regler.

5. Trykk på Lag.

6. Merk av for statusaktivitet.

7. Lag et navn for din regel, som “Billettruting Markedsføring”.

8. Du kan holde Notat seksjonen blank, eller så kan du beskrive reglene mer i detaljer. Feltet er rett og slett for din bekvemmelighet. Et eksempel på et notat kan være “denne regelen guider alle sosiale media billetter til markedsførings avdelingen.”

9. Velg en variabel, som Apply når billetten er laget.

10. Trykk Legg til betingelse gruppe.

11. Velg forholdene etter det du liker, som IF billettkilde ( og velg kilden du ønsker. De kan være Facebook, Twitter, Instagram, Viber for eksempel.)

12. Velg utføringsfeltene etter det du liker, som som Overførings billetter til markedsføring avdelinger og tilordne til ikke tildelt.

13. Trykk lagre.

Overvåk din avdelings opptreden med avdelingsrapporter.

LiveAgent tilbyr robuste rapportering og analyse funksjoner. LiveAgent bruker kan se og lage avdeling rapporter som viser hver avdelings opptreden basert på antall svarte billetter, chatter, samtaler, agentragering , og mer.

En hver rapport kan segmenteres etter dag, uke, måned, år eller en spesifikk tidsramme. Individuelle innganger kan bli sortert etter tidsramme, avdeling, kanal og agent.

Sist men ikke minst, kan alle avdelings rapportene bli eksportert til CSV filer.

Visningsalternativer for avdelingsrapporter (kolonner):

Å velge hvordan du ønsker å vise data

LiveAgent avdelingsrapporter kan bli sett som:

• Områdekart
• Linjediagrammer
• Stolpediagrammer
• Kakediagrammer

Å bruke avdelingsrapporter med API

Bruk LiveAgent REST API for og få verdi av taggrapporter.

Trenger jeg hjelpepult avdelinger om jeg driver ett enmannsshow?

Vis du er en solo-entreprenør eller en veldig liten organisasjon, trenger du ikke sette opp avdelinger (vis du ikke ønsker.) vis du ikke, vil alle billettene dine være mulig og velge for alle agentene/medlemmene i din organisasjon.

Fordeler med hjelpepult avdelinger

Mer kunnskapsrike svar og gladere kunder

At billetter blir guidet til den riktige agenten i den riktige avdelingen, gjør all forskjellen. Agenter som er kunnskapsrike og som har muligheten til å gi høykvalitets tjeneste kan forbedre din kundestøtte opplevelse og tilfredshet. Etter tid, vill dette føre til flere salg, mer lojale kunder og positiv jungeltelegraf. 

Raskere svartid

Når den rette agenten i den rette avdelingen får en hjelpepult billett, vil de ikke kaste bort noe tid på å svare den. I stede for søke etter svar eller konsultere kollegaer, vet de øyeblikkelig hva de skal si og hvordan de skal løse problemet. Dette forbedrer løsning og svartiden, noe som etter verdt, forbedrer kundetilfredshet.

Klare ansvar og mer effektiv arbeidsflyt

Når billetter blir tildelt til spesifikke avdelinger, vil hver billett bli gjort rede for. Ingen billetter blir ubesvart eller glemt. Dessuten, når hver billett blir tildelt til en avdeling, trenger ikke agent å søke gjennom en innboks av billetter for å finne den de kan svare på. Avdelinger lager klare billettansvar og forbedrer arbeidsflyt og effektivitet for agentene.

Kunnskapsbase ressurser

• Å sett opp avdelinger

• Hvordan du kan lage avdelinger (Video opplæring)

• Konfigurer agenter og brukere

• Lar live-chat brukere bestemme hvilken avdeling de ønsker å kontakte

• Å sett opp automasjons regler

Klar for å ta nytte av avdelinger?

Organiser alle innkommende billetter ved å tildele dem til spesifikke avdelinger i dag. Å lage din egen avdeling med våres 14 dagers gratis prøveperiode er enkelt. Prøv det i dag. Ingen kredittkort behøves.