Hermetiske meldinger (makroer)

Hva er hermetiske meldinger?

Hermetiske meldinger, også kjent som makroer, er forhåndsbestemte tekstsvar. De er skrevet på forhånd og kan distribueres med et enkelt klikk eller tastetrykk. De brukes vanligvis til å svare på vanlige spørsmål.

Hvordan er hermetiske meldinger forskjellige fra forhåndsdefinerte svar?

Til tross for deres lignende formål, er hermetiske meldinger og forhåndsdefinerte svar to separate funksjoner.

Forhåndsdefinerte svar skiller seg fra ferdige meldinger på tre måter:

• Hermetiske meldinger kan bare lagre en kort sekvens med tekst
• Når du oppretter et forhåndsdefinert svar, kan du definere emnet for en e-post
• Forhåndsdefinerte svar kan inneholde vedlegg

Hvem bruker hermetiske meldinger?

Hermetiske meldinger brukes vanligvis av kundeservice agenter og teknisk støtte-representanter. Selgere og markedsførere bruker dem også. Imidlertid kan alle som ofte kommuniserer på nettet og leter etter en raskere måte å svare på spørsmål ha nytte av å inkludere dem i arbeidsflyten deres.

Støtter LiveAgent ferdige svar på alle kanaler?

LiveAgent-brukere kan svare på spørsmål med hermetiske svar på følgende kanaler:

• E-post
• Live chat
• Billetter sendes inn via kundeportalen
• Forumer
• Tilbakemeldinger og forslag
• Facebook Messenger
• Facebook innlegg
• Twitter
• Instagram
• Viber

Hvordan opprette hermetiske meldinger

1. Logg på LiveAgent.
2. Klikk på Konfigurasjon (tannhjulikon).
3. Klikk på Automasjon.
4. Klikk på Hermetiske meldinger.
5. Click on Opprett melding.

6. Gjør den ferdige meldingen gjenkjennelig ved å definere et søkeord. Når du trenger meldingen, vil søkeordet gjøre det lettere å finne. Hvis for eksempel den hermetiske meldingen din handler om frakt retningslinjene dine, kan søkeordet ditt være «frakt».

7. Skriv inn meldingen din.
8. Velg hvilke avdelinger og agenter som skal kunne bruke den hermetiske meldingen.
9. Klikk på Opprett.

Hvordan redigere hermetiske svar

1. Logg på LiveAgent.
2. Klikk på Konfigurasjon (tannhjulikon).
3. Klikk på Automasjon.
4. Klikk på Hermetiske meldinger.
5. Klikk på en eksisterende melding.
6. Rediger meldingen etter eget ønske.
7. Klikk på Lagre.

Sletting av hermetiske meldinger

1. Logg på LiveAgent.
2. Klikk på Konfigurasjon (tannhjulikon).
3. Klikk på Automasjon.
4. Klikk på Hermetiske meldinger.
5. Finn meldingen du vil slette.
6. Klikk på Papirkurv-ikonet på høyre side av meldingen.

7. En bekreftelsesdialog vises. Bekreft valget ditt ved å klikke på Ja.

Eksempler på hermetiserte svar

LiveAgent lar deg lage et ubegrenset antall hermetiske meldinger.

Standard systemmeldinger inkluderer:

• Kan jeg hjelpe deg med noe annet?
• Kan du gi meg kontaktadressen din?
• Har du noen spørsmål jeg kan hjelpe deg med?
• Ta gjerne kontakt for mer info eller hjelp
• Hei, min kollega er i ferd med å fullføre skiftet, så jeg tar over denne samtalen. Vennligst gi meg et øyeblikk til å lese meg opp.
• Ha en fin dag.
• Hvordan kan jeg hjelpe deg?
• Jeg beklager sene svar, men jeg har flere kunder på nett.
• Jeg vil gjøre mitt beste for å hjelpe deg.
• Jeg skal lukke denne chatten; vennligst kontakt oss igjen hvis du har andre spørsmål. Takk.
• Hvis du har andre spørsmål, vennligst gi oss beskjed.
• Takk for forståelsen.
• Bare hyggelig.

Dette er imidlertid bare startpunktet (spesielt for live chat-samtaler). Du kan lage et ubegrenset antall tilpassede meldinger som er bedre egnet for e-post, sosiale medier, meldingsapper eller kunnskapsbasesvar.

Hvilke typer hermetiske meldinger bør jeg lage?

Hermetiske meldinger er der for å hjelpe deg. De skal være et verktøy som gjør kommunikasjonen enkel. Derfor, for å finne ut hvilke typer meldinger du bør lage, tenk på hva slags spørsmål og forespørsler du svarer på daglig.

Hvis du ikke kommer på de vanligste spørsmålene, kan du se gjennom helpdesk-programvaren. Sjekk ut tidligere live chat, e-post, sosiale medier og kunnskapsbase billetter for å finne ut hvilke fraser som vil være mest nyttige å legge til i din hermetiske meldingsliste.

Når du lager meldingene dine, sørg for å gi hvert svar et relevant søkeord, slik at det er lettere å finne når listen din blir for lang til å vise alle tilgjengelige meldinger.

Hvordan kan du dra nytte av å implementere hermetiske meldinger i arbeidsflyten din?

Hermetiske svar er fordelaktige for både kunder og agenter. De kan øke tilfredshet, lønnsomhet og produktivitet.

Raskere responstider og større kundetilfredshet

Takket være hermetiske svar kan kundene dine motta svar på spørsmålene sine i løpet av sekunder. Å tilby rask og effektiv service vil skille bedriften din fra hverandre og holde kundene dine lojale og fornøyde.

Forbedret agenteffektivitet

Hermetiske svar gjør det mulig for støtteagenter å løse flere spørsmål på kortere tid. La oss for eksempel si at en gjennomsnittlig agent kan svare på ti billetter i timen. Med hermetiske svar lagt til blandingen, bør de svare på enda flere forespørsler siden mengden skriving de må gjøre reduseres betydelig.

Agenter har mindre sannsynlighet for å bli utbrent

Å svare på kunde-spørsmål på individuell basis er alltid verdsatt, men ikke særlig effektivt. Å skrive det samme svaret gjentatte ganger er ikke bare kjedelig, men det kan også føre til tretthet hos agenter.

De fleste kundestøtte agenter ønsker å føle at jobbene deres betyr noe og gjør en forskjell. Ved å skrive det samme svaret om og om igjen, kan de bli lei, frustrerte og være mindre oppmerksomme på detaljer.

Ved å implementere hermetiske svar kan de imidlertid raskt løse vanlige spørsmål (ofte stilte spørsmål) og gå videre til andre mer utfordrende spørsmål som krever kritisk tenkning. Som sådan er bruk av hermetiske meldinger den beste måten å forhindre agent utbrenthet og sikre at agentene dine forblir engasjerte og fornøyde med jobbene sine.

Kunnskapsbase ressurser

Oppdag hvordan hermetiske meldinger kan øke støttespillet ditt. Lær alt om det ved å sjekke kunnskapsbase artikler, blogginnlegg og akademi- og ordlistesider.

• Hvorfor hermetiske meldinger er viktige & hvordan du bruker dem
• Hvordan opprette og bruke hermetiske meldinger i LiveAgent
• Makro [Forklart]
• Hermetiske svar [Forklart]
• Hermetiserte meldinger: Hurtig start veiledning
• Forhåndsdefinerte svar – funksjonsside

Klar til å svare på vanlige spørsmål med et enkelt klikk?

Maksimer agenteffektiviteten ved å lage hermetiske meldinger for hvert vanlige spørsmål du mottar. Prøv det i dag med vår gratis, 14-dagers alt inkludert prøveperiode. Ingen kredittkort kreves.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Hva er hermetiske meldinger?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Hermetiske meldinger, også kjent som makroer, er forhåndsbestemte tekstsvar. De er skrevet på forhånd og kan distribueres med et enkelt klikk eller tastetrykk. De brukes vanligvis til å svare på vanlige spørsmål..” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Hvordan er hermetiske meldinger forskjellige fra forhåndsdefinerte svar??”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Forhåndsdefinerte svar skiller seg fra hermetiske meldinger på to måter: hermetiske meldinger kan bare lagre en kort sekvens med tekst, og når du oppretter et forhåndsdefinert svar, kan du definere emnet for en e-post.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Hvem bruker hermetiske meldinger?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Hermetiske meldinger brukes vanligvis av kundeserviceagenter og teknisk støtterepresentanter. Selgere og markedsførere bruker dem også. Men alle som ofte kommuniserer på nett og leter etter en raskere måte å svare på spørsmål kan ha nytte av å inkludere dem i arbeidsflyten deres.” } }] }