Automatiserte anropssystemer

Bedrifter kan bruke en automatisk ringetjeneste for å sende en forhåndsinnspilt talemelding til tusenvis av potensielle kunder og potensielle kunder for kvalifiserende eller salgsformål. De kan til og med sende ut en hendelsespåminnelse eller en nødmelding til hele kontaktlisten, inkludert teammedlemmer.

I tillegg hjelper automatiserte telefonsystemer bedrifter med å levere relevante telefonsvarere til kundestøtteanrop.

Hvordan fungerer et automatisert anropssystem?

Et automatisert anropssystem fungerer både som et inngående anropssystem og et automatisert system for håndtering av utgående anrop.

Innkommende samtalesystemer lar deg ta opp en unik lydmelding for ulike kundeproblemer, slik at alle som ringer kan velge fra menyalternativene dine og løse et spesifikt problem. De kan velge å rute anrop til tilgjengelige agenter hvis en bestemt melding ikke løser problemet.

I tillegg kan du bruke disse automatiske oppringingssystemene til å sende en forhåndsinnspilt melding til alle i kontaktlisten din uten at agentene dine ringer dem.

Slik fungerer automatiske telefonmenysystemer:

• De spiller av en innspilt melding når en kunde ringer et selskaps lokale eller gratisnummer.
• Kunden kan velge et passende menyalternativ ved å velge et tilsvarende nummer for å løse problemet eller få direkte agentstøtte.
• Noen inkluderer interaktive stemmesvarsystemer som lar kundene snakke om problemet i stedet for å trykke på en knapp.
• Utgående samtaler fungerer omvendt. Det automatiske meldingssystemet ringer, og spiller enten av en innspilt melding eller kobler den som ringer til en agent når den oppdager en stemme. Ellers bruker den funksjonen “Legg igjen melding på talepost automatisk”.

Disse tilpassede telefonmenysystemene støtter ulike tredjepartsintegrasjoner. Du kan for eksempel integrere din med CRM (Customer Relationship Management)-programvare for å segmentere, score og spore potensielle kunder.

Hva er funksjonene til automatiserte samtalesystemer?

De mest bemerkelsesverdige funksjonene til automatiserte samtalesystemer inkluderer:

• Tilpassbare anrops-ID-er – Etter å ha bekreftet et gyldig telefonnummer, kan du tilpasse anrops-ID slik at kundene dine vet hvem som ringer dem.
• Tilpasset firmahilsen – Du kan ønske alle innringere velkommen med en tilpasset melding.
• Massesending av talemeldinger – Disse agentløse oppringingssystemene gjør det mulig for bedriftseiere å ringe samtidig til en hel liste med kontakter.
• Planlegge samtaler – Bedrifter kan angi en bestemt dato og klokkeslett for hver utgående samtale.
• Oppdagelse av talepost – Hvis en telefonsvarer eller taleposttjeneste besvarer et anrop, vil et automatisk anropssystem spille av meldingen på nytt etter tonen.
• Talepost-til-tekst – Systemet kan sende en tekstmelding hvis mottakeren ikke har et talepostalternativ.
• Automatiske svartjenester – Du kan ta opp meldinger for å adressere vanlige kundeproblemer.
• Tilpassbare rutingsregler – Du kan rute anropene dine basert på CRM- eller helpdesk-data for å nyte automatisert distribusjon av potensielle salg og gi sømløs kundestøtte. Du kan angi ferdighetsbasert ruting fokusert på agenters poengsum eller tidsbasert ruting relatert til arbeidstiden deres.
• Sanntidsanalyse– Et direkte dashbord med sanntidsovervåking og rapporteringsfunksjoner kan gi deg innsikt i gjennomsnittlig responstid , agentytelse og mer.
• Avanserte funksjoner – De fleste systemer tilbyr avanserte funksjoner som samtaleopptak, videokonferanser, møteopptak og transkripsjoner, transkripsjoner av taleposter, samtaleoverføringer, meningsmålinger og undersøkelser.

Hva bør du unngå når du bruker automatiserte anropssystemer?

En dårlig meny er noe av det verste et automatisert anropssystem kan ha. Det kan gjøre hver som ringer til en sint kunde og få dem til å ønske å bytte til en annen tjeneste.

Menyen din må være kortfattet og tilby alternativer som passer til ulike situasjoner. Unngå lange hilsener, feil alternativer og for mange valg som kan forvirre kundene.

Dempet musikk og et klønete brukergrensesnitt kan også ødelegge brukeropplevelsen. Innringerne dine bør ikke hoppe gjennom bøyler for å få nødvendig støtte, og de skal heller ikke høre på den samme sangen på repeat mens de er på vent. Hvis du bestemmer deg for å spille musikk, la dem som ringer velge favorittlåtene sine for å forbedre deres tilfredshet.

Hva er fordelene med å bruke automatiserte samtalesystemer?

Hvis du bruker et automatisk anropssystem, vil du nyte disse fordelene:

• Tidseffektivitet – anrop til en lang liste med telefonnumre kan spare verdifull tid, og øke agentenes effektivitet og produktivitet.
• Kostnadsbesparelser – Takket være ubegrensede samtaler og rimelige priser kan du spare penger på utgående samtaler mens betjene kunder over hele verden. Automatisert svar reduserer agentens vakttid, og reduserer i tillegg kostnadene dine.
• Redusert responstid – En relevant forhåndsinnspilt melding kan svare på kundeforespørsler raskt.
• Kundetilfredshet – Enhver kunde kan overføre anropet til en aktiv agent for å løse komplekse problemer.
• Lead nurturing – Automatisk samtaledistribusjon lar deg følge opp med leads sømløst og øke konverteringsfrekvenser og salg. Du kan generere en detaljert rapport for hver samtale og integrere systemet med tredjepartsapper som CRM eller helpdesk-programvare.
• Bedre teamkommunikasjon og samarbeid – Mange systemer tilbyr teammeldinger og interne anropsfunksjoner for strømlinjeformet kommunikasjon og samarbeid. De fleste tilbyr ubegrenset lagringsplass for samtaleopptak, meldinger og delte dokumenter.

Hvor mye koster automatiserte samtalesystemer?

Automatiserte samtalesystemer er kostnadseffektive løsninger som ikke krever maskinvare- eller programvareinstallasjoner.

Avhengig av leverandøren kan du få en grunnleggende plan som starter på omtrent $20 per bruker per måned, men den kan ha begrensede muligheter. Noen leverandører krever nesten $200 per bruker/måned for en avansert plan. Noen krever månedlige minuttavgifter, mens andre gir ubegrensede minutter og tekstmeldinger.

Hvis du får en årlig prisplan, kan du få en årlig prisrabatt. En volumrabatt er også mulig for mange ekstra brukerkontoer.

LiveAgent kan være det rimeligste alternativet. Fra $49/agent/måned og tilbyr 180+ funksjoner, er det den rimeligste planen der ute.

Det er en premium, alt inkludert plan som du betaler mens du går, så det er ingen alternativer for årsabonnementer. Det krever ingen kontrakt eller konfigureringsgebyrer, og du kan oppgradere eller kansellere når som helst og få en gratis 30-dagers prøveperiode (ikke nødvendig med kredittkort) for å utforske funksjonene.